Freshdesk'te destek e-postalarınızı iletin ve biletlere dönüştürün

Bir Freshdesk hesabı oluşturduğunuzda, size şuna benzeyen bir e-posta adresi verilir: destek@sirketiniz.freshdesk.com. Bunu müşterilerinizle paylaşabilir ve sorularını bu adrese göndermelerini isteyebilirsiniz. Bu adrese gönderilen herhangi bir e-posta, Freshdesk'te bir bilet olur. Soruyu gönderen müşteri, bilet talebinde bulunan kişi olur.

destek@sirketiniz.com gibi bir e-postanız zaten varsa, size ulaşmak için bu e-posta adresini müşterilerinizle paylaşmaya devam edebilirsiniz. Ancak, bu adrese gelen e-postaları, hesabınıza bilet olarak tanımlanmaları için Freshdesk'e iletmeniz gerekir. Bunu nasıl yapabileceğiniz konusunda size yol göstereceğiz.

Freshdesk'te kendi destek e-postanızı ayarlamak için hızlı bir kılavuz:

• Destek portalınızda Yönetici olarak oturum açın ve Yönetici sayfasına gidin. Buradan, destek kanalları bölümünde E-posta'ya tıklayın.

• Freshdesk varsayılan bir destek e-postası oluşturdu ve aşağıda görebileceğiniz gibi bunu 'Küresel Destek E-postaları' bölümünde listeledi. Bu e-posta, kaydolduğunuzda size gösterilen e-postadan başka bir şey değildir: destek@sirketiniz.freshdesk.com.

• Varsayılan destek e-postanızın yanındaki Düzenle düğmesine tıklayın.
• Şimdi, bu adres için bir Ad girin ('Şirketinizin Desteği' doğrultusunda bir ad). Burada sağladığınız ad, Freshdesk'ten gelen e-postalarına yanıt verdiğinizde müşterilerinizin göreceği 'Kimden' adı olacaktır.

• Şimdi, müşterilerinizin yazacağı gerçek destek e-posta adresinizi (ör. destek@sirketiniz.com) girin.
• Destek e-posta adresiniz, aynı zamanda, destek portalınızdan gönderdiğiniz tüm e-postalar için 'yanıt' adresi olacaktır.
• Destek e-postasını girdiğinizde, e-postalarınızı metin kutusuna iletme değiştirilir. Bu e-posta, müşterilerinize görünmez. Bu e-posta adresini kopyalayın.
• Gruba Ata altında listelenen grupları seçerek destek e-postanızdan gelen tüm biletleri herhangi bir temsilci grubuna atayabilirsiniz. Yardım masanızda birden çok posta kutusu kurduğunuzda bu yardımcı olacaktır. Alternatif olarak, biletleri belirli gruplara otomatik olarak yönlendirmek için Dispatch'r kurallarından da yararlanabilirsiniz.
• Kaydet'e basın.

Yönlendirmeye başlamadan önce e-posta adresinizi doğrulayın:

• Bir sonraki adım, destek@sirketiniz.com'un gerçekten e-postanız olduğunu doğrulamaktır. Freshdesk'ten destek@sirketiniz.com adresine doğrulama bağlantısı içeren bir e-posta almış olacaksınız.
• E-posta adresinizi onaylamak için e-postadaki doğrulama bağlantısını tıklayın. Ayrıca bağlantıyı tarayıcınıza kopyalayıp yapıştırabilirsiniz. Bu adresi başarıyla doğruladıktan sonra, Freshdesk'in bu adrese gönderilen e-postaları bilet olarak kaydetmeye başlayabilmesi için yönlendirmeyi ayarlamanız gerekir.

Gmail'de yönlendirmeyi ayarlama:

Gmail veya G Suite kullanıyorsanız, Gmail'den Freshdesk'in sağladığı adrese e-postaları nasıl iletebileceğinizle ilgili aşağıdaki talimatları izleyin.

• Gmail'deki Dişli simgesine tıklayın ve Ayarlar'a basın.

• Yönlendirme ve POP / IMAP sekmesini açın.
• Yönlendirme adresi ekle yazan düğmeyi tıklayın.

• Freshdesk'ten kopyaladığınız e-posta adresini buraya girin (destek@sirketiniz.freshdesk.com biçiminde olmalıdır) ve İleri'ye ve ardından Devam'a tıklayın.

• Gmail artık Freshdesk'te bir bilet olarak kaydedilecek bir doğrulama kodu gönderecek. Gmail'den gelen o bilette sağlanan bağlantıya tıklayın ve artık hazırsınız. destek@sirketiniz.com adresine gönderilen e-postalar artık Freshdesk hesabınızda bilet olarak tanımlanacaktır.

Not: Google yanıtlanmayan (no-reply) bir e-posta adresi kullandığından, etkinleştirme kodu genellikle Freshdesk hesabınızın spam klasörüne takılır.. 

• İletileri iletmek istediğiniz kaynak Gmail hesabının Ayarlar sayfasına geri dönün ve tarayıcınızı yenileyin.
• Gelen postanın bir kopyasını şu adrese yönlendir'i seçin.
• Gmail'in kopyasını Gelen Kutusunda saklamak isteyip istemediğinizi seçin. (Önerilen)

• Sayfanın alt kısmındaki Değişiklikleri Kaydet'e tıklayın.

• Tüm sürecin görsel bir anlatımı için aşağıdaki videoyu izleyebilirsiniz.

Exchange veya Office 365'te iletmeyi ayarlama:

• Yönetici olarak Office 365 portalınızda oturum açın. Üstteki menüden Yönetici'yi tıklayın ve Exchange'i seçin.
• Soldaki menüden Posta Akışı'nı tıklayın.
• Kurallar bölümü altında, '+' (artı) düğmesini tıklayın ve Yeni bir kural oluştur'u seçin.
• Bu kurala bir ad verin, kendi referansınız için 'Freshdesk yönlendirme kuralı' doğrultusunda olabilir.
• Açılır menüde: Bu iletim kuralını uygula seçeneğini belirleyin, şunu seçin: Alıcı:.
• Sonraki sayfadan, gerçek destek e-posta adresinizi (destek@sirketiniz.com) seçin ve Tamam'ı tıklayın.
• Açılır menüde: Aşağıdakileri yapın: İletiyi şuraya yönlendir'i seçin.
• Freshdesk'in sağladığı e-posta adresini (destek@sirketiniz.freshdesk.com veya benzeri) yapıştırın ve 'adları kontrol et' metin kutusuna yapıştırın.
• Şimdi, adresi girdikten sonra isimleri kontrol et butonuna tıklayın.
• Şimdi, bu sayfadan ayrılmak için Tamam'ı tıklayın ve önceki sayfadan Kaydet'i tıklayın.
• Bunu yaparken, diğer kullanıcılarınızın web üzerinde kendi Outlook 365 hesaplarında yönlendirme kuralları oluşturmadıklarından emin olun. Ancak o zaman bu iletim kuralı geçerli olacaktır.

BCC e-postası ekleme

Üst düzey yönetim, temsilci olarak eklenmeden desteğinizde neler olup bittiğini bilmek isteyebilir. Destek posta kutusunu kurarken bu e-posta adreslerini BCC olarak ekleyebilirsiniz.

BCC'yi kurma hakkında hızlı kılavuz

• Yönetici olarak destek portalınızda oturum açın.
• Yönetici sekmesine tıklayın.
• Destek Kanalları altında E-posta'ya tıklayın.
• Listelenen destek e-postalarının üzerindeki Gelişmiş Ayarlar düğmesine tıklayın.
• İçeri girdikten sonra, Otomatik Bcc e-posta ayarla bağlantısını tıklayın.
• BCC olarak eklemek istediğiniz tüm e-posta adreslerini virgülle ayırarak yazın.
• Kaydet'i tıkladığınızda BCC e-posta adresleri hemen eklenecektir.

Orman planındaysanız, e-posta göndermek ve almak için kendi e-posta sunucularınızı da kullanabilirsiniz.

Not: 

• Freshdesk hesabınızda birden fazla posta kutusu yapılandırdıysanız, Freshdesk ile entegre edilmiş bir posta kutusundan diğerine gönderilen e-postalar bilete dönüştürülmeyecektir. Örneğin, Freshdesk hesabınızla posta kutusu A ve posta kutusu B'yi entegre ettiyseniz, posta kutusundan A'dan B'ye (veya B'den A'ya) gönderilen e-postalar bilet olmaz. Bu, e-posta döngüsünü önlemek için yapılır.
• Office 365- Güvenlik Duvarınızın veya Anti-spam izleyicinizin Freshdesk E-postalarınızı engellemediğinden emin olun.

E-posta adresinin etkinleştirilmesi:

Hesabınıza bir destek e-posta adresi ekledikten sonra, o e-posta adresinden Freshdesk'te bilet almak için onu etkinleştirmeniz gerekir. Destek e-posta adresinizi etkinleştirmek için lütfen aşağıdaki adımları izleyin.

• Yönetici sekmesine gidin> E-posta'ya tıklayın
•  Etkinleştirilecek e-postaya karşılık gelen Doğrula düğmesine tıklayın.
• E-posta için oluşturulan Freshdesk yönlendirme adresini kopyalayın

• Posta kutunuzda oturum açın ve Ayarlar -> Yönlendirme ve POP / IMAP'e gidin. Kopyalanan e-postayı bir yönlendirme adresi olarak ekleyin. İşiniz bittiğinde İleri'yi tıklayın.
• Sonraki ekranda bir aktivasyon kodu alacaksınız. Kodu kopyalayın ve e-posta gelen kutusu ayarları sayfanıza yapıştırın ve Kaydet'e tıklayın.

• Tamamlandığında, Freshdesk'te İleri düğmesine tıklayın ve e-postanız etkinleştirilecektir.